In hoofdstuk 3 van het jaarverslag is de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 17,2 miljoen.
Rechtmatigheid is één van de kernbegrippen van goed overheidsbestuur. Burgers en bedrijven moeten erop kunnen vertrouwen dat overheden publieke gelden rechtmatig verwerven en besteden. Daarom nemen overheden zelf maatregelen in de organisatie die waarborgen verschaffen en zijn er ook in de regelgeving eisen aan de interne en externe controle op rechtmatigheid opgenomen. De in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de verordeningen van de gemeente Emmen.
Tot en met verslagjaar 2022 werd in de controleverklaring van de accountant expliciet een oordeel gegeven over zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. Door een wetswijziging legt het college vanaf het boekjaar 2023 zelf verantwoording af over rechtmatigheid. Doel hiervan is om het gesprek hierover tussen het college en de raad te bevorderen. De rechtmatigheidsverantwoording betreft dus een verantwoording van het college aan de raad. Hierbij beoordeelt de accountant of de informatie (zoals opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording) getrouw (juist en volledig) is.
Vanaf verslagjaar 2023 geeft de accountant in de controleverklaring derhalve nog uitsluitend een oordeel over de getrouwheid van de gehele jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording maakt onderdeel uit van de jaarrekening. Hierdoor heeft het getrouwheidsoordeel van de accountant ook betrekking op de rechtmatigheidsverantwoording van college. De raad mag er dan ook op vertrouwen dat de accountant toeziet op de juistheid en volledigheid van de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Overigens blijft de accountant met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door ons college wel een oordeel geven over de rechtmatige besteding van de specifieke uitkeringen van het Rijk.
Hierna worden de belangrijkste bevindingen in het kader van het onderzoek naar de rechtmatigheid vastgelegd. Als uitgangspunt dienen hierbij de Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV, het normenkader 2023 en het 'Controleprotocol voor de accountantscontrole en de rechtmatigheidscontrole op de jaarrekening 2023 t/m 2025 van de gemeente Emmen' welke op 21 december 2023 is vastgesteld door de raad.
Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. Zie hiervoor het onderstaande overzicht. . Desondanks zijn er toch enkele bevindingen geconstateerd die binnen deze grens vallen. De bevindingen waarbij afwijkingen groter dan €400k van toepassing zijn worden hier toegelicht.
Omschrijving onrechtmatigheid | (bruto) Fouten | (bruto) Onduidelijkheden | Begrotingsoverschrijdingen welke acceptabel zijn op basis van artikel 15 lid 4 van de financiële verordening | (netto) Fouten en Onduidelijkheden |
|---|---|---|---|---|
(bedragen x 1.000.000) | ||||
Begrotingsoverschrijdingen van de lasten op de programma’s | €4,20 | €2,90 | ||
Begrotingsoverschrijdingen van de investeringskredieten | €0,40 | |||
Ten onrechte niet Europees aanbestede contracten | €10,68 | |||
Totaal | €15,28 | €0,00 | €2,90 | €0,00 |
Naleving rechtmatigheidscriteria
Voor de oordeelsvorming door het college over de rechtmatigheid van het financieel beheer ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording zijn de volgende drie criteria van toepassing:
1. het begrotingscriterium;
2. het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium);
3. het voorwaardencriterium.
Hierna volgt een analyse van de rechtmatigheid over het verslagjaar 2024.
Begrotingscriterium
Het begrotingscriterium is uitgewerkt in de kadernota rechtmatigheid 2023 van de commissie BBV. Begin november 2023 heeft de commissie BBV een aangescherpte definitie gepubliceerd voor begrotingsonrechtmatigheid.
Er is sprake van begrotingsonrechtmatigheid indien:
- Het college bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten van de door de raad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten op programmaniveau of investeringsbudgetten (kredieten) overschrijdt;
- Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves niet door de raad zijn vastgesteld en;
- Onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot, de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast of te laat zijn gemeld aan de raad.
Begrotingsoverschrijding lasten en investeringskredieten
Ad 1.
Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de jaarrekening hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijziging, voor zover het de begrotingsoverschrijdingen betreft, is mogelijk sprake van onrechtmatige lasten. De overschrijding kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van de raad.
Voor de afweging of afwijkingen leiden tot opname in de rechtmatigheidsverantwoording dienen de baten en lasten apart te worden beschouwd en derhalve niet te worden gesaldeerd. Hierbij dient rekening te worden gehouden met het niveau waarop de raad de begroting autoriseert. Dit is binnen de gemeente Emmen op programmaniveau. Het kan hier ook gaan om begrotingsonrechtmatigheden waarbij het college binnen het door de raad uitgezette beleid is gebleven. De beleidskaders voor begrotingsonrechtmatigheden zijn vastgesteld in artikel 7 en 12 van de verordening financieel beleid, beheer en organisatie (art. 212 Gemeentewet) gemeente Emmen 2023.
Begrotingsoverschrijdingen lasten
Begrotingsoverschrijding lasten per programma | (Bedragen x € 1.000) |
|---|---|
Programma 3 Veiligheid | -821 |
Crisisbeheersing en brandweer | -70 |
De overschrijding(en) op het budget binnen het programma Veiligheid wordt veroorzaakt door meerdere factoren binnen de taakvelden Crisisbeheer & Brandweer en Openbare orde & Veiligheid. | |
Openbare orde en veiligheid | -687 |
Om de weerbaarheid en kennis te vergroten van BOA’s en toezichthouders zijn opleidingen gevolgd tegenvallende kosten zorgen voor een overschrijding van € -279k. | |
Er wordt extra gebruik gemaakt van externe diensten als gevolg van de grote vacatureruimte binnen team Toezicht en Handhaving. Dit vanwege de grote vraag naar toezichthouders en BOA’s op verschillende terreinen. Het betreft BOA’s in de openbare ruimte, het Rensenpark en overige reguliere handhavingstaken. Er worden nu voornamelijk BOA’s ingehuurd. De tarieven voor BOA’s liggen hoger dan die voor toezichthouders. De overschrijding resulteert in € -288k . | |
Extra kosten als gevolg van asielproblematiek. Daardoor extra inzet van toezichthouders en BOA’s. Dit probleem speel al langer maar hier is nog geen langdurige oplossing voor gevonden. Het restant na compensatie vanuit Ministerie en de Provincie bedraagt € - 120k. | |
Programma 6 Inkomensondersteuning | -1.926 |
Inkomensregelingen | |
De overschrijding(en) op het budget binnen het programma Inkomensondersteuning wordt eveneens veroorzaakt door meerdere factoren binnen het taakveld Inkomensregelingen. | |
Loonkosten subsidie wordt verstrekt als uitkeringsgerechtigden met ondersteuning aan het werk kunnen. Er zijn nu meer mensen geholpen dan vooraf begroot. € -880k | |
De trend van de dalende stand “Bijstandsdebiteuren” zet ook in 2024 door. € - 1.143k. | |
Alle Bijzondere bijstandsvoorzieningen, subsidieregelingen en minimaregelingen worden volop gebruikt met uitzondering van de Doe Mee Webshop. Deels heeft dit te maken met het feit dat de doelgroep kleiner is geworden; door ophoging van het minimumloon vallen er minder gezinnen in de categorie tot 120% van het wettelijk sociaal minimum. Daarnaast maakt maar 45% van de doelgroep gebruik van de Webshop in plaats van de gewenste 60%-70%. € 592k | |
Programma 10 | -827 |
Overhead | |
Hogere kosten voor de huisvestingsgebouwen van de gemeente Emmen. Onder andere kosten voor interne verbouwing, hogere kosten voor beveiliging, hogere energiekosten en meer correctief onderhoud. Deze kosten worden doorbelast naar de huurder. Zie het voordelig resultaat van € 510.000 aan de batenkant. De verklaring voor de hogere energiekosten is dat de kosten inzake elektriciteit jaarlijks fluctueren in verband met de veranderende (kale) levertarieven, opslagen van leveranciers, netbeheerskosten vanuit onze netbeheerder en wijzigingen in belastingen. Daarnaast zien we ook een grote variatie in het verbruik. Mede door deze schommelingen en achterstallige facturen over 2022 en 2023 vanuit onze vorige leverancier zijn de kosten hoog uitgevallen. Totaal nadelig € -480k | |
Extra kosten die vanuit het project van Dimpact zijn ontstaan vanwege de complexiteit van het ombouwen van ons zaaksysteem naar Common Ground. De kosten bestaan enerzijds uit het langer in stand houden van het huidige systeem en anderzijds de extra kosten voor. € -285k | |
Overschrijdingen investeringskredieten
Met betrekking tot de investeringskredieten constateren wij een totale overschrijding van € 429k. Dit bedrag is opgebouwd uit een 18 tal bedragen beneden de 80K. Ruim €250k betreffen voorbereidingskredieten op een grondexploitatie die na afronding opgenomen worden in de grondexploitatie, maar nu gelden als overschrijding.
Onttrekken of doteren aan bestemmingsreserves
Mutaties in reserves die niet door een voor 31 december van het verslagjaar genomen besluit van de raad zijn gedekt, zijn onrechtmatig en tellen wel mee voor de rechtmatigheidsverantwoording.
In de jaarrekening 2024 zijn op programmaniveau de onttrekkingen aan de reserves niet groter dan begroot. En er is niet meer toegevoegd dan begroot.
Onderschrijdingen van lasten of investeringskredieten en/of lagere of hogere baten dan begroot in de begroting
Over- en onderschrijdingen van baten of onderschrijdingen van lasten/investeringen betreffen op zichzelf geen begrotingsonrechtmatigheden, maar het kan wel onrechtmatig zijn als deze afwijkingen niet tijdig in de (bijgestelde) begroting zijn verwerkt (m.a.w. niet tijdig aan de raad zijn gemeld). Het gaat dus om het tijdig melden. Wat tijdig is, wordt bepaald door de interne afspraken tussen het college en de raad over het rapporteren van afwijkingen en het aanpassen van de begroting. Binnen de gemeente Emmen is afgesproken dat het tijdig is als deze afwijkingen bij de jaarrekening worden gemeld en toegelicht door het college.
In de jaarrekening 2024 zijn de onderstaande (begrotings)afwijkingen adequaat toegelicht in de programmaverantwoording. Door deze uitgebreide toelichting van de (begrotings)afwijkingen in de jaarrekening wordt voldaan aan het tijdig melden aan de raad en tellen deze (begrotings)afwijkingen niet mee voor de begrotingsonrechtmatigheden in de rechtmatigheidsverantwoording.
Programma | Gerealiseerde lasten lager dan begroting | Gerealiseerde baten lager dan begroting | Gerealiseerde baten hoger dan begroting |
|---|---|---|---|
(Bedragen x € 1.000) | |||
1 Inwoners en Bestuur | 150 | ||
2 Economie en Werkgelegenheid | 1.375 | 646 | |
3 Veiligheid | 269 | ||
4 Onderwijs en Jeugd | 915 | ||
5 Bouwen, Wonen en Milieu | 2.493 | ||
6 Inkomensondersteuning | 132 | ||
7 Openbare ruimte en verkeer & vervoer | 1.562 | 812 | |
8 Sport en Cultuur | 228 | 276 | |
9 Sociaal Domein | 1.718 | 737 | |
10 Bedrijfsvoering en inkomstenbronnen | 5.140 | ||
Totaal | 4.883 | 1.515 | 10.055 |
M&O-criterium
De raad heeft op 21 december 2023 de beleidsnotitie ter voorkoming van Misbruik & Oneigenlijk gebruik 2023-2025 voor de gemeente Emmen vastgesteld.
Het M&O criterium is het criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgeld, - voorzieningen en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen. Regelingen waarbij de informatie van andere partijen bepalend is voor het verlenen en vaststellen van de (hoogte van) voorzieningen, heffingen, belastingen en vergunningen zijn gevoelig voor misbruik en oneigenlijk gebruik.
M&O Risico's | Door ons uitgevoerde werkzaamheden om dit risico te mitigeren | Toelichting | Constateringen |
|---|---|---|---|
1. Uitkeringen in het kader van de Participatiewet | |||
1.1 Onrechtmatige inkomensoverdracht in het kader van de Participatiewet | 1.1 Werkprogramma's in het kader van de uitkeringen (IOAZ, IOAW, BBZ, PW etc.) | 1.1 Wij hebben een uitgebreide (rechtmatigheidscontrole) uitgevoerd op uitkeringsdossiers die middels steekproefmodel zijn geselecteerd. Hierbij is getoetst of er sprake is van betrouwbare gegevensverstrekking bepalend voor recht, hoogte en duur van de uitkering. | 1.1 N.a.v. de uitgebreide rechtmatigheidscontroles zijn er geen onrechtmatige (gebaseerd op onbetrouwbare informatie) inkomensoverdrachten geconstateerd. |
1.2 Fraude | 1.2 Controles | 1.2. Heronderzoeken en indien nodig onderzoeken door sociale recherche. | 1.2 Uit de controle door de sociaal rechercheurs zijn gevallen bekend waar n.a.v. een strafrechtelijke zaak de uitkering is stopgezet. De signalen over deze onrechtmatigheden komen achteraf bij ons binnen. Er zijn diverse controlemaatregelen getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik in dit proces tegen te gaan, echter deze bovenstaande oorzaken vallen buiten onze beïnvloedingssfeer. Van de totaal ontvangen meldingen blijken er 3 geconstateerd onrechtmatig waarbij er voor een te verwaarlozen bedrag geen terugvordering is gevraagd. Overige terugvorderingen blijven ook ruim binnen onze rapporteringsgrenzen. |
2. Voorzieningen in het kader van WMO en de Jeugdwet | |||
2.1 Onrechtmatige verstrekking van voorziening(en) in het kader van WMO en de Jeugdwet | 2.1 Werkprogramma's in het kader van WMO en de Jeugdwet | 2.1 Wij hebben een uitgebreide (rechtmatigheidscontrole) uitgevoerd op WMO en Jeugdwet dossiers die middels steekproefmodel zijn geselecteerd. Hierbij is getoetst of er sprake is van betrouwbare gegevensverstrekking bepalend voor recht, hoogte en duur van de voorziening. | 2.1 N.a.v. de uitgebreide rechtmatigheidscontroles zijn er geen onrechtmatige (gebaseerd op onbetrouwbare informatie) verstrekkingen geconstateerd. |
2.2 De prestatie is niet geleverd door de zorgaanbieder. | 2.2 Prestatielevering | 2.2 Interne controle (enquête en gesprekken met zorgontvanger) op prestatielevering. | 2.2 Frequent worden er controles uitgevoerd. Er zijn op dit moment geen 'wan' prestaties geleverd. |
2.3 Fraude | 2.3 Controles | 2.3 Heronderzoeken en indien nodig onderzoeken door sociale recherche. | 2.3 Uit de controle door de sociaal rechercheurs zijn gevallen bekend waar n.a.v. een strafrechtelijke zaak de uitkering is stopgezet. De signalen over deze onrechtmatigheden komen achteraf bij ons binnen. Er zijn diverse controlemaatregelen getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik in dit proces tegen te gaan, echter deze bovenstaande oorzaken vallen buiten onze beïnvloedingssfeer. |
3. Vergunningverlening (en handhaving) | |||
3.1 Onterechte (of te lage) vergunningverlening | 3.1 Werkprogramma omgevingsvergunningen | 3.1 Met de steekproef op omgevingsvergunningen is getoetst of vergunning terecht zijn verleend. 4-ogen principe binnen proces vergunningverlening, ondertekening door gemandateerde. Preventief en voorwaardenscheppend; aanvraag vergunning verloopt via DigiD. Toetsing door bijv. Welstand. Toetsing aan het bestemmingsplan en bouwbesluit. Hoogte van bouwsom wordt getoetst conform landelijke richtlijnen (ROED). | 3.1 Er zijn geen constateringen ten aanzien van het proces omgevingsvergunning n.a.v. de door ons uitgevoerde rechtmatigheidscontrole die het risico van een te lage of onterecht vergunningverlening raken. |
3.2 Medewerker bouwt zonder vergunning | 3.2 Werkprogramma omgevingsvergunningen | 3.2 Functiescheiding is in de lijn belegd vergunningsaanvragen worden in het bouwplanoverleg toebedeeld. Door handhavingsbeleid wordt het risico op ongeoorloofde bouwwerken gemitigeerd. | 3.2 Er zijn ons geen situaties bekend en/of geconstateerd waarbij een medewerker bouwt zonder vergunning. Vergunningsaanvragen door medewerkers worden expliciet behandeld en gecontroleerd middels functiescheiding. Derhalve geen M&O effect. |
4. Identiteitsbewijzen, reisdocumenten en rijbewijzen | |||
4.1 Onjuiste persoonsdocumenten (identiteitsfraude) | 4.1 Controle(s) op de BRP | 4.1 Middels reguliere, frequente controles op de Basisregistratie Personen stellen wij de juistheid van de persoonsgegevens vast. | 4.1 Er zijn geen gevallen van identiteitsfraude geconstateerd. |
5. Subsidieverstrekking | |||
5.1 Onrechtmatige subsidieverstrekking | 5.1 Werkprogramma subsidieverstrekking en vaststelling. | 5.1 Wij hebben een uitgebreide (rechtmatigheidscontrole) uitgevoerd op subsidie die middels steekproefmodel zijn geselecteerd. Hierbij is getoetst of er sprake is van betrouwbare gegevensverstrekking die voldoen aan voorwaarden en verplichtingen gesteld in de subsidiebeschikking. | 5.1 Er zijn geen constateringen ten aanzien van het proces omgevingsvergunning n.a.v. de door ons uitgevoerde rechtmatigheidscontrole die het risico van een te lage of onterecht vergunningverlening raken. |
6. Inkoop en aanbestedingen | |||
6.1 Onterechte gunning aan reguliere leveranciers | 6.1 SPEND- analyse | 6.1 Wij hebben een uitgebreide SPEND analyse uitgevoerd voor 2024. Bij de analyses is ook uitgebreid aandacht besteed aan de totstandkoming van overeenkomsten en de gunningsprocedure. | 6.1 Vanuit de SPEND-analyse hebben wij geen onterechte gunning aan reguliere leveranciers geconstateerd in het kader van M&O. Wel zijn er onrechtmatigheden geconstateerd in het kader van het voorwaardencriterium. |
6.2 Onzorgvuldige gunning bij investeringen (corruptie risico) | 6.2 SPEND-analys en werkprogramma investeringsfacturen | 6.2 In de goedkeuringsprocedure van inkoopfacturen zijn voldoende maatregelen ingebouwd om dit risico te mitigeren. Een aantal controlepunten in de steekproef inkooplasten ziet expliciet toe op de factuurvereisten en relatie met de afspraken met de leverancier. Daarmee is voldoende vastgesteld dat geen sprake is gebleken van niet bestaande leveranciers/ spookfacturen. | 6.2 Vanuit onze controles is gebleken dat er geen sprake van is corruptie risico. |
6.3 Ontvangst van spookfacturen van niet bestaande leveranciers | 6.3 Steekproeven reguliere inkoopfacturen | 6.3 Wij hebben de gunningen en contractuele afspraken bij investeringen onderzocht en daarbij geen onzorgvuldige gunningen geconstateerd. Binnen het aanbestedingsproces zijn voldoende waarborgen ingebouwd die voorkomen dat onzorgvuldig wordt gegund aan aannemers bij investeringen. | 6.3 Er is geen sprake van onzorgvuldige gunning aan aannemers bij investeringen. |
7. Integriteit van relaties | |||
7.1 Niet-integer handelen van medewerkers en bestuurders | 7.1 Integriteitsbeleid en gedragscode | 7.1 Vastgesteld o.a. bij de controle op indiensttreding (Personeel) dat nieuwe medewerkers de gedragscode uitgereikt, tenminste twee keer per jaar een bijeenkomst wordt georganiseerd waar de eed/belofte wordt ondertekend. Vastgesteld dat er een jaarverslag wordt opgesteld met o.a. het aantal gesprekken dat met een vertrouwenspersoon wordt gevoerd. Voldoende aandacht en bewustwording ten aanzien van gedragingen en integer handelen. | 7.1 In 2024 hebben de vertrouwenspersonen in totaal 39 gesprekken gevoerd met 35 medewerkers. Er kunnen diverse aanleidingen zijn om een gesprek aan te gaan, zoals bijvoorbeeld ongewenst gedrag, intimidatie, agressie en geweld, pesten, discriminatie, conflict tussen medewerkers, onverenigbare functies, misbruik van informatie of bevoegdheden, fraude of diefstal. In 2024 zijn tien officiële meldingen bij de integriteitscoördinator ontvangen die hebben geleid tot nadere onderzoeken. Negen van de tien meldingen zijn in 2024 afgerond, één loopt nog. |
8. Belastinginkomsten | |||
8.1 Belastinginkomsten worden onterecht kwijtgescholden zonder deugdelijke grondslag | 8.1 Werkprogramma Belastingen | 8.1 Bij de uitvoering van onze steekproeven op de diverse opbrengstenstromen (belastingen) nemen wij ook direct de ontvangsten van afnemers mee. Mocht al sprake zijn van kwijtschelding en/of vermindering dan hebben wij vastgesteld dat daar een toereikende onderbouwing aan ten grondslag ligt. | 8.1 Er is geen sprake van onterechte kwijtscheldingen. |
8.2 Belastingopbrengsten te laag opgelegd door onjuiste gegevensverstrekking | 8.2 Werkprogramma Belastingen | 8.2 Bij de uitvoering van onze steekproeven op bijvoorbeeld toeristenbelasting hebben wij vastgesteld middels een controleverklaring van de accountant dat de gegevensverstrekking juist is. | 8.2 Belastingopbrengsten zijn terecht en juist opgelegd. |
9. Personeel ( indiensttreding) | |||
9.1 Verloning van niet bestaande medewerker. | 9.1 Werkprogramma Personeel | 9.1 Met de steekproef op de personele lasten zijn een aantal vaste controles uitgevoerd die onder meer de identiteit van de medewerker vaststellen. Daarmee is dit risico middels een steekproef gecontroleerd en heeft dit niet tot afwijkingen geleid. | 9.1 Er zijn geen fictieve medewerkers geconstateerd. |
9.2 Potentiële werknemer geeft voorafgaand aan de indiensttreding valse informatie op over kwalificaties etc. | 9.2 Werkprogramma Personeel | 9.2 Wij hebben hier geen specifieke werkzaamheden aan verricht, wel is bij de controle op personele lasten een aantal indiensttredingen gecontroleerd waarbij ook naar de (controle op de) aangeleverde informatie is gekeken. Mocht dit risico zich al voordoen dan leidt dat hooguit tot formele rechtmatigheidsafwijking en niet tot een financiële onrechtmatigheid. | 9.2 Er zijn geen gevallen van falsificaties bekend en geconstateerd. |
10. Informatiebeveiliging en AVG | |||
10.1 Aanvallen door hackers. | 10.1 Geen specifieke controles | 10.1 Vanuit de interne controle zijn hier geen specifieke werkzaamheden aan verricht. Mitigerende maatregelen zijn onderdeel van de reguliere interne beheersingsmaatregelen van onze ICT organisatie. Wij hebben geen signalen ontvangen dat sprake is van verlies van data door aanvallen van hackers in 2024 | 10.1 Wij hebben geen signalen ontvangen dat sprake is van verlies van data door aanvallen van hackers in 2024 |
10.2 Misbruik van data door externen wat kan leiden tot identiteitsfraude. | 10.2 Diverse controles | 10.2 Bij de uitvoering van onze diverse controlewerkzaamheden zoals vastgelegd in de verschillende werkprogramma’s hebben wij geen signalen gekregen dat sprake is van identiteitsfraude | 10.2 Er is geen sprake van identiteitsfraude als gevolg van misbruik van data. |
10.3 Niet naleven AVG bepalingen door derden. | 10.3 Onderdeel van analyse op claims in de NUBBO & V | 10.3 Bij het opstellen van de niet uit de balans blijkende overeenkomsten en langlopende financiële verplichtingen, en de risicoparagraaf in de jaarrekening is een analyse gemaakt van potentiële claims. Daarmee is ook direct aandacht besteed aan potentiële claims die kunnen ontstaan door het niet naleven van AVG bepalingen. Uit deze werkzaamheden zijn geen M&O fouten gebleken. | 10.3 Uit deze werkzaamheden zijn geen M&O fouten gebleken. |
Conclusie:
Op basis van bovenstaande constateren wij dat er geen sprake is van rechtmatigheidsfouten die het gevolg zijn van Misbruik & Oneigenlijk gebruik voor de in de beleidsnotitie benoemde aandachtsgebieden. Daarnaast zijn uit de overige interne controles ook geen afwijkingen gebleken inzake rechtmatigheidsfouten als gevolg van M&O, de uitkomst kan derhalve op nihil worden gezet.
Voorwaardencriterium
Bij de besteding en inning van gelden dient de gemeente Emmen zich aan bepaalde voorwaarden te houden. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) regelgeving van de gemeente Emmen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Het kan hier zowel om interne regelgeving (verordeningen etc.) als externe regelgeving gaan. Dit is opgenomen in het normenkader welke jaarlijks wordt geactualiseerd. Voor de rechtmatigheidscontrole zijn met name de gestelde voorwaarden, die betrekking hebben op recht (heeft de ontvanger wel recht op de vergoeding of subsidie?), hoogte (klopt het bedrag, is de berekening juist?) en duur (zijn de juiste termijnen in acht genomen?) van belang.
Een voorbeeld van het niet naleven van het voorwaardencriterium is het ten onrechte niet Europees aanbesteden van een opdracht. Het voorwaardencriterium is verder uitgewerkt in de interne controleprogramma’s. Uit de controle op inkopen is gebleken dat er 9 opdrachten ten onrechte niet Europees aanbesteed zijn (9 onrechtmatig). Voor het verslagjaar gaat het om een bedrag van € 7.109.656,66. Overeenkomstig de vastgestelde rapportagegrens van € 400.000 door de raad zijn hieronder alleen de opdrachten (individueel of gelijksoortig) opgenomen waarvan de onrechtmatigheid inzake het niet Europees aanbesteden groter is dan deze rapportagegrens. Voor onderstaande opdracht liep de onrechtmatigheid door in het begin van 2025. Dit betreft een bedrag van € 3.565.518 wat in 2025 valt. Op basis van de Kadernota Rechtmatigheid is dit deel van de onrechtmatigheid meegenomen in boekjaar 2024 omdat de oorzaak van de overschrijding in 2024 zit. Het totaal voor deze specifieke opdracht komt uit op € 9.761.518. De totale onrechtmatigheid op de EU-aanbestedingen inclusief 2025 komt uit op € 10.675.175.
Omschrijving opdracht | Onrechtmatigheid (bedrag x € 1.000) | Toelichting en herstelmaatregelen |
|---|---|---|
Personeel | 9.762 | Betreft bemiddeling en ter beschikking stelling van tijdelijk personeel d.m.v. uitzenddienstverlening, detacheren, ZZP’ers en eventueel door lenen externe inhuur via toeleverancier. |
Baten en Lasten WMO
Een aanvrager van een voorziening op grond van de WMO 2015 is een eigen bijdrage verschuldigd. Het CAK is het publiekrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan dat door de wetgever is belast met de berekening, oplegging en incasso van de eigen bijdrage. De verantwoordelijkheid voor de juistheid, volledigheid van en het naleven van het voorwaardencriterium bij de eigen bijdrage is geen gemeentelijke verantwoordelijkheid. Hierbij wordt gesteund op de informatie die de gemeente ontvangt van het CAK. Derhalve valt de eigen bijdrage niet onder de reikwijdte van de rechtmatigheidscontrole door de accountant van de gemeente.
Fraude en integriteit
Fraude en integriteitsschendingen zijn ernstige maatschappelijke problemen, die burgers, ondernemingen en de overheid financieel fors kunnen benadelen. Ook onze organisatie heeft te maken met fraude- en integriteitsrisico’s die deels wel en deels ook niet voorkomen kunnen worden. Door de fraude- en integriteitsrisico’s (pro-)actief te analyseren maken we weloverwogen keuzes ten aanzien van het voorkomen daarvan.
Wat zijn onze uitgangspunten ten aanzien van fraude- en integriteit(risico’s)
De gemeente Emmen accepteert geen fraude en integriteitsschendingen en voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. We vertrouwen dat onze medewerkers geen fraude en integriteitsschendingen plegen, maar uit zorgvuldigheid wordt de gelegenheid van de medewerkers om fraude en integriteitsschendingen te plegen door middel van diverse interne preventieve, detective, repressieve en correctieve beheersingsmaatregelen zoveel als mogelijk ondervangen.
Bij de inrichting van de organisatie, om processen goed te laten verlopen en risico’s te beheersen, is in eerste instantie sprake van besturen en beheersen dat tot het takenpakket van het college behoort. Maar onder andere door de inwerkingtreding vanaf het boekjaar 2023 van de rechtmatigheidsverantwoording door het college moet nog meer aandacht worden besteed aan het beheersen van de fraude- en integriteitsrisico’s. Hiermee is de verantwoording aan de raad over de frauderisico’s gestructureerd belegd door de gemeente Emmen.
Beleidsnota fraudepreventie en frauderisicoanalyse
De gemeente Emmen is wettelijk verplicht zorg te dragen voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Gemeente Emmen heeft deze (zorg)plicht onder andere vertaald in het jaarplan 2024 verbijzonderde interne controle en in een beleidsnota fraude 2023-2025 inclusief frauderisicoanalyse 2024. In december 2023 heeft het college de beleidsnota fraude 2023-2025 vastgesteld. Deze beleidsnota is opgesteld voor bepaalde periode en wordt indien noodzakelijk op basis van nieuwe vormen van fraudegevallen c.q. integriteitsschendingen en actuele ontwikkelingen in onze P&C-cyclus aangepast.
De frauderisicoanalyse wordt jaarlijks geactualiseerd. De frauderisicoanalyse is de uitkomst van een analyse van de belangrijkste frauderisico’s voor de gemeente Emmen. Deze frauderisicoanalyse is opgebouwd uit inschattingen van kans en impact, een inschatting van het overall risico en de aanwezige interne beheersingsmaatregelen.
Ons Integriteitsbeleid
Gemeente Emmen heeft haar integriteitsbeleid vastgelegd in een personeelshandboek. Dat betekent onder meer dat de gemeente Emmen beschikt over een gedragscode voor medewerkers in dienst van de gemeente Emmen. Het doel van de gedragscode is werknemers houvast bieden bij het hanteren van de normen en waarden van de gemeente. De gedragscode maakt duidelijk wat de waarden en normen zijn die de gemeente belangrijk vindt en wat wel en niet toelaatbaar is voor werknemers. Daarnaast leggen de medewerkers de ambtseed of ambtsbelofte af. Alle medewerkers beschikken over een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Medewerkers dienen daarnaast alle nevenactiviteiten te melden die de belangen van de gemeente Emmen mogelijk zouden kunnen raken.
Maatregelen ter voorkoming van fraude
De gemeente Emmen past diverse maatregelen toe ter voorkoming van fraude. Hiertoe zijn procedures opgesteld en is er functiescheiding tussen taken en verantwoordelijkheden waar een risico op fraude is. Die functiescheiding is bijvoorbeeld van toepassing in het treasury- en betalingsproces, maar ook bij het beoordelen van subsidieaanvragen en het toekennen van subsidies. Onderdeel van onze jaarlijkse (verbijzonderde) interne controle is het toetsen van de werking van de beheersingsmaatregelen ter voorkoming van fraude.
Om fraude tegen te gaan zijn binnen de gemeente Emmen diverse hard en soft controls als interne beheersingsmaatregelen ingezet. Hard controls zijn de interne beheersingsmaatregelen inclusief functiescheiding en overige onvervangbare interne controlemaatregelen, zoals het 4-ogen principe. Deze maatregelen worden genomen om gewenst en ongewenst gedrag direct of indirect af te dwingen.
Soft controls zijn maatregelen om het gedrag van medewerkers en culturele aspecten binnen organisaties te sturen. Het zijn beheersmaatregelen die invloed hebben op de motivatie, loyaliteit, integriteit, inspiratie en normen en waarden van medewerkers. Bij soft controls ligt de nadruk op het creëren van een motiverende en stimulerende omgeving. In de veronderstelling dat daarmee de persoonlijke doelstellingen in het verlengde van de organisatiedoelstellingen komen te liggen en de werknemer daarmee altijd handelt in belang van de organisatie. Voorbeelden hiervan zijn: tone at the top, onze gedragscode, integriteitsregeling, een vertrouwenspersoon, regeling voor klokkenluiders, beleidsregeling met betrekking tot ongewenst gedrag en het periodiek (minimaal 1 keer per jaar) agenderen van de frauderisicoanalyse etc.
Hoe gaan we om met (vermoedens van) fraude en integriteitsschendingen
De medewerkers kunnen bij vermoedens van fraude, corruptie of overige integriteit gerelateerde zaken terecht bij hun leidinggevende of een vertrouwenspersoon. De gemeente Emmen maakte in 2024 gebruik van onafhankelijke vertrouwenspersonen van de gemeente Emmen en gemeente Borger-Odoorn. We streven met elkaar naar een cultuur waarin mogelijke fraude bespreekbaar is.
Meldingen over (vermoedens van) fraude- en integriteitsschendingen in 2024
In 2024 hebben de vertrouwenspersonen in totaal 39 gesprekken gevoerd met 35 medewerkers. Er kunnen diverse aanleidingen zijn om een gesprek aan te gaan, zoals bijvoorbeeld ongewenst gedrag, intimidatie, agressie en geweld, pesten, discriminatie, conflict tussen medewerkers, onverenigbare functies, misbruik van informatie of bevoegdheden, fraude of diefstal.
In 2024 zijn tien officiële meldingen bij de integriteitscoördinator ontvangen die hebben geleid tot nadere onderzoeken. Negen van de tien meldingen zijn in 2024 afgerond, één loopt nog.
Voor verdere definiëring verwijzen wij u naar het jaarverslag integriteit en ongewenste omgangsvormen.